Gast vor der Anreise kontaktieren: So erreichen Sie Ihre Gäste

Eine rechtzeitige Kommunikation mit Ihren Gästen vor der Anreise sorgt für einen reibungslosen Check-in und vermeidet Missverständnisse. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Gäste über Airbnb, Booking.com und Holidu vor der Anreise erreichen, welche Kontaktdaten Ihnen je nach Buchungskanal zur Verfügung stehen und was Sie tun können, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen.

Nutzen Sie das Gästepostfach für alle Nachrichten

Mit dem Gästepostfach (Guest Messaging) von Holidu bündeln Sie alle Gespräche mit Ihren Gästen an einem Ort, unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihre eigene Website eingegangen ist. Das Gästepostfach ist in der Regel der schnellste und zuverlässigste Weg, um Gäste vor der Anreise zu erreichen.

So greifen Sie darauf zu:

• Öffnen Sie im Menü Nachrichten und wählen Sie Posteingang, um alle Unterhaltungen zu sehen.
• Alternativ öffnen Sie im Tab Buchungen die gewünschte Buchung und klicken in der Buchungsansicht auf den Nachrichtenlink, um direkt zur Unterhaltung mit dem jeweiligen Gast zu gelangen.

Der KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet häufige Gästefragen zu Check-in, Ausstattung, Anfahrt und mehr, und zwar auf Basis der Themen, die Sie in den Einstellungen festgelegt haben. Nachrichten werden automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache Ihres Gastes übersetzt. Sie können jederzeit eine Unterhaltung übernehmen oder die Themen anpassen, die der KI-Assistent bearbeitet.

Welche Kontaktdaten Ihnen je nach Buchungskanal zur Verfügung stehen

Das Gästepostfach funktioniert mit allen Buchungskanälen. Ob zusätzlich Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Gastes sichtbar sind, hängt jedoch von der Buchungsquelle ab:

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo bleibt die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes aus Datenschutzgründen bei der jeweiligen Plattform. Die persönliche E-Mail-Adresse wird erst sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Ankunftsformular ausgefüllt hat.

Hinweis für neue Gastgeber

Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, sind die Kontaktdaten der Gäste bis 2 Tage vor dem Check-in maskiert. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in gilt diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen nicht mehr.

Was tun, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen?

Gehen Sie am besten in der folgenden Reihenfolge vor:

1. Schreiben Sie dem Gast über das Gästepostfach (Nachrichten, Posteingang). Dies ist unabhängig vom Buchungskanal immer der beste erste Schritt.
2. Wenn Sie eine Telefonnummer oder eine WhatsApp-Nummer des Gastes sehen, senden Sie eine kurze, freundliche Nachricht per WhatsApp.
3. Bleibt die Nachricht unbeantwortet, versuchen Sie, den Gast telefonisch zu erreichen.
4. Wenn eine E-Mail-Adresse verfügbar ist, senden Sie eine Nachfassnachricht.

Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und kurz. Ein Beispiel:

„Hallo [Name des Gastes], hier ist [Ihr Name] von [Name der Unterkunft]. Ich wollte nur kurz Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte geben Sie mir Bescheid, wenn Sie Zeit haben. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!“

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über keinen Kanal eine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an unser Support-Team. Das Team unterstützt Sie dabei, die Buchungsdaten zu überprüfen, und kann den Gast bei Bedarf über den ursprünglichen Buchungskanal kontaktieren. Unser lokales Sprachsupport-Team ist außerdem 7 Tage die Woche für Sie da.

Bitte beachten Sie, dass Holidu nicht verpflichtet ist, persönliche Daten der Gäste in Ihrem Auftrag zu erheben. Wenn Sie diese Angaben für die Meldepflicht benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an Ihre Gäste.

Best Practices für eine reibungslose Kommunikation

1. Kontaktieren Sie Ihre Gäste früh über das Gästepostfach. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Anreise schafft eine positive Basis und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent kann Rückfragen automatisch beantworten.
2. Senden Sie klare Anreiseinformationen im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste Check-in-Zeit, Standort und Zugangsdaten kennen. Wie Sie Ankunftsinformationen hinzufügen, erfahren Sie im Bereich Hilfe für Gastgeber unter Unterkunftskonfiguration.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Die automatisierten Nachrichten von Guest Connect arbeiten mit dem Gästepostfach zusammen. Antwortet ein Gast auf eine geplante Nachricht, kann der KI-Assistent die Unterhaltung fortführen. Mehr dazu finden Sie im Hilfebereich unter Guest Connect automatisierte Nachrichten.
4. Aktivieren Sie nach Möglichkeit den Self-Check-in. So vermeiden Sie kurzfristigen Stress, falls die Kommunikation einmal verzögert ist.
5. Bitten Sie Ihre Gäste, die Ankunftszeit 2 bis 3 Tage vorher zu bestätigen. Eine kurze Nachricht sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.