Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Es ist wichtig, vor der Ankunft mit Ihrem Gast in Kontakt zu bleiben. Falls Sie Ihren Gast nicht erreichen können, finden Sie hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie vorgehen sollten und welche Kommunikationsmöglichkeiten über verschiedene Buchungsplattformen verfügbar sind.

Gast-Messaging verwenden — Ihr Postfach für alle Gast-Gespräche

Mit der Gast-Messaging-Funktion von Holidu können Sie alle Ihre Gast-Konversationen an einem Ort verwalten – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihrer eigenen Host-Website stammt. Dies ist der schnellste und zuverlässigste Weg, um Gäste vor der Ankunft zu erreichen.

So greifen Sie auf Gast-Messaging zu:

• Gehen Sie zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Konversationen zu sehen.
• Oder öffnen Sie eine bestimmte Buchung im Reiter Buchungen und klicken Sie auf den Messaging-Link in der Buchungsdetailansicht, um direkt zur Konversation mit diesem Gast zu gelangen.

KI-Assistent:

Ein KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet automatisch häufige Gast-Fragen – zu Check-in, Ausstattung, Wegbeschreibungen und mehr – basierend auf den Themen, die Sie in den Einstellungen verwalten zugewiesen haben. Nachrichten werden auch automatisch zwischen Ihrer Sprache und der des Gastes übersetzt, sodass Sprache nie ein Hindernis darstellt. Sie können jede Konversation jederzeit übernehmen oder die vom KI-Assistenten bearbeiteten Themen jederzeit anpassen.

Gast-Kontaktdaten je nach Kanal

Gast-Messaging funktioniert über alle Kanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle können zusätzliche Kontaktdaten (Telefon, persönliche E-Mail) jedoch sichtbar oder verborgen sein:

Kanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu und direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Bei Airbnb-, Booking.com- und Vrbo-Buchungen wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen vertraulich behandelt. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn er das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Hosts:

Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, sind Gast-Kontaktdaten bis 2 Tage vor dem Check-in verborgen. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Wenn Sie den Gast nicht erreichen können

Versuchen Sie diese Methoden in dieser Reihenfolge:

1. Gast-Messaging (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal.
2. WhatsApp – senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Anruf – wenn es keine Antwort auf WhatsApp gibt.
4. E-Mail – folgen Sie auf, wenn verfügbar.

Tipp:

Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Zum Beispiel:

„Hallo [Gastname], hier ist [Ihr Name] von [Eigentumsname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte lassen Sie mich wissen, wann Sie Zeit haben. Ich freue mich darauf, Sie willkommen zu heißen!"

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen ansteht und Sie keine Antwort über alle Kanäle erhalten haben, kontaktieren Sie unser Support-Team über den Holidu-Assistenten. Unser Team kann die Buchungsdetails überprüfen und den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal erreichen.

Best Practices, um Kommunikationslücken zu vermeiden

1. Kontaktieren Sie Gäste frühzeitig über Gast-Messaging. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Ankunft schafft eine positive Atmosphäre und bestätigt wichtige Details – der KI-Assistent kann Folgefragen automatisch bearbeiten.
2. Senden Sie klare Ankunftsinstruktionen im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Standort und die Zugangsdaten kennen.
3. Verwenden Sie automatische Nachrichten. Automatische Nachrichten funktionieren zusammen mit Gast-Messaging – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent die Konversation fortsetzen.
4. Aktivieren Sie Self-Check-in, wenn möglich. Dies vermeidet letzten Endes Stress, wenn die Kommunikation verzögert wird.
5. Bitten Sie Gäste, die Ankunftszeit 2–3 Tage im Voraus zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle auf dem Laufenden.

Weitere Informationen

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in Ihrem Namen zu sammeln. Wenn Sie diese Daten zu Registrierungszwecken benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an die Gäste. Unser lokales Supportteam steht 7 Tage die Woche zur Verfügung, wenn Sie Hilfe benötigen.

Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen oder Fragen zu unseren Kommunikationsfunktionen haben, nutzen Sie bitte unser Kontaktformular im Help Center. Unser Team antwortet schnell und hilft Ihnen gerne weiter.