Welche Daten sehen Mitarbeiter und wie verwalten Sie deren Zugriff?
In diesem Artikel erfahren Sie, auf welche Daten die verschiedenen Kollaborateur-Typen zugreifen können. Nutzen Sie diese Übersicht, um Ihren Mitarbeitern genau die Berechtigungen zu geben, die sie für ihre Aufgaben benötigen. So verwalten Sie Ihre Mitarbeiter sicher und effizient.
Schnellübersicht: Typische Anwendungsfälle
| Wer benötigt Zugriff? | Empfohlene Einstellung | Was die Person tun kann |
|---|---|---|
| Reinigungskraft / Haustechnik | Verfügbarkeit einsehen | Sie sehen, wann die Unterkunft belegt oder frei ist. Gastdaten und Preise sind nicht sichtbar. |
| Co-Host / Assistenz | Verfügbarkeit einsehen + Buchungen anzeigen und erstellen | Sie sehen den Kalender und alle Buchungsdetails, einschließlich Gastnamen und Kontaktdaten. |
| Person für Buchungsbenachrichtigungen | Als Zweitkontakt markieren | Sie erhalten E-Mail- und Push-Benachrichtigungen zu Buchungen. Damit erhalten sie jedoch keinen Zugriff auf Daten im System. Benötigt die Person zusätzlich Einblick, müssen weitere Berechtigungen vergeben werden. |
| Person, die nur Objekteinstellungen verwaltet | Objektkonfiguration | Sie können Objektinformationen, Ausstattung, Fotos und Preise bearbeiten. Buchungen und Kalender bleiben verborgen. |
Was ist mit Property Managern?
Arbeiten Sie mit einem professionellen Property Manager zusammen, empfehlen wir, dass dieser ein PME-Konto (Property Management Expert) erstellt und eine Vollmachtsbeziehung zu Ihrer Unterkunft einrichtet. Diese Struktur ist für Hausverwaltungen konzipiert und bietet passende operative Zugriffsrechte.
Möchten Sie die PME-Struktur nicht nutzen und Ihrem Property Manager lediglich Zugriff als Kollaborateur gewähren, können Sie alle Berechtigungen vergeben: Objektkonfiguration + Verfügbarkeit einsehen + Buchungen anzeigen und erstellen + Vertrieb und Veröffentlichung.
Damit erhält der Property Manager einen vollständigen operativen Zugriff zur Verwaltung der Unterkunft. Beachten Sie jedoch, dass Kollaborateure niemals auf Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) zugreifen können. Nur das PME-Modell ermöglicht es, einem Property Manager Zugriff auf Rechnungen zu gewähren.
Primärer Kollaborateur (Editor)
Der primäre Kollaborateur hat vollständigen Zugriff auf alle Daten der Unterkunft:
- Kalender: Vollständiger Zugriff auf gebuchte, gesperrte und verfügbare Zeiträume einschließlich Preisdetails
- Buchungen: Vollständige Buchungsinformationen, einschließlich Gastdaten, Preisaufschlüsselung und Zahlungsstatus
- Finanzen: Rechnungen, Auszahlungen und Zahlungsinformationen
- Objektkonfiguration: Ansicht und Bearbeitung aller Objekteinstellungen
- Bewertungen: Alle Gästebewertungen
- Kollaborateure: Ansicht und Verwaltung aller Kollaborateure der Unterkunft
- Benachrichtigungen: Empfang aller Benachrichtigungen (E-Mail und Push)
Wichtig: Nur der primäre Kollaborateur kann auf Auszahlungsdetails, Rechnungen und Zahlungsinformationen zugreifen. Dieses Konto ist rechtlich mit der Vereinbarung zur Unterkunft bei Holidu verknüpft.
Berechtigungen im Detail
Beim Hinzufügen eines Kollaborateurs können Sie eine oder mehrere der folgenden Berechtigungen vergeben. Jede Berechtigung gewährt Zugriff auf bestimmte Bereiche.
Objektkonfiguration
Was Kollaborateure ansehen und bearbeiten können:
| Kann ansehen und bearbeiten | Kein Zugriff auf |
|---|---|
| ✅ Objektbeschreibungen und Titel | ❌ Buchungen |
| ✅ Fotos (hochladen, löschen, sortieren) | ❌ Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) |
| ✅ Ausstattung und Annehmlichkeiten | ❌ Vertriebskanäle |
| ✅ Raum- und Wohneinheitsinformationen | ❌ Gastdaten |
| ✅ Preise und saisonale Tarife | ❌ Verwaltung gesperrter Zeiträume |
| ✅ Zusatzgebühren | ❌ Leistungskennzahlen |
| ✅ Anreise- und Check-in-Hinweise | ❌ Verwaltung der Kollaborateure |
| ✅ Einrichtung der Kalendersynchronisation (iCal-Import) | ❌ Veröffentlichungssteuerung |
| ✅ Kalenderexport (iCal) |
Einschränkungen:
- Der Standort ist schreibgeschützt, sobald die Unterkunft veröffentlicht wurde.
- iCal-Synchronisation und -Export können hier eingerichtet werden. Gesperrte Zeiträume einzusehen oder zu verwalten erfordert jedoch die Berechtigung „Buchungen anzeigen und erstellen“.
Buchungen anzeigen und erstellen
Buchungen:
| Kann einsehen | Kann durchführen |
|---|---|
| ✅ Vollständige Buchungsdetails | ✅ Manuelle Buchungen erstellen |
| ✅ Gastname, E-Mail, Telefonnummer, Adresse | ✅ Manuelle Buchungen bearbeiten |
| ✅ Vollständige Preisaufschlüsselung | ✅ Buchungen stornieren |
| ✅ Auszahlungsbeträge | ✅ Gastinformationen in Buchungen aktualisieren |
| ✅ Provisionsdetails | |
| ✅ Kanalinformationen | |
| ✅ Buchungshistorie und Änderungen |
Gesperrte Zeiträume:
| Kann durchführen |
|---|
| ✅ Gesperrte Zeiträume mit Kommentaren und Notizen einsehen |
| ✅ Gesperrte Zeiträume erstellen |
| ✅ Gesperrte Zeiträume bearbeiten |
| ✅ Gesperrte Zeiträume löschen (sofern nicht unveränderbar) |
Kein Zugriff auf:
- ❌ Objekteinstellungen und Beschreibungen
- ❌ Verwaltung der Vertriebskanäle
- ❌ Preiskonfiguration
Hinweise:
- Um die Kalenderansicht zu sehen, vergeben Sie zusätzlich die Berechtig
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