Wichtiger Hinweis: Diese Funktion befindet sich derzeit in der Erweiterungsphase und ist möglicherweise noch nicht in allen Ländern verfügbar. Wenn Sie Ihre Behörde nicht in der Konfiguration finden können, bedeutet dies, dass die Funktion für Ihr Land noch nicht verfügbar ist.

Was ist die Online-Check-in-Funktion?

Die Online-Check-in-Funktion (auch als Advanced Check-in bekannt) ist ein automatisiertes System in Ihrem Holidu-Konto, das Ihre Gäste auffordert, erforderliche Informationen über ein sicheres Online-Formular bereitzustellen. Nach der Konfiguration übernimmt Holidu die Datenerfassung und die automatische Übermittlung an die zuständigen lokalen Behörden – ganz ohne manuelle Eingabe in behördliche Systeme.

Warum müssen Sie dies tun?

In vielen Ländern (Spanien, Italien, Portugal, Deutschland und anderen) sind Gastgeber gesetzlich verpflichtet, Gastinformationen zu sammeln und diese kurz nach der Ankunft den lokalen Behörden zu melden. Diese Regelung unterstützt Sicherheit, Nachverfolgbarkeit und die Einhaltung lokaler Gesetze.

Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann zu Verwarnungen oder Geldstrafen führen. Ein zuverlässiges System hilft Ihnen, die lokalen Vorschriften mit minimalem Aufwand einzuhalten.

Wie profitieren Sie von der automatischen Übermittlung?

Die automatische Datenübermittlung bietet Ihnen folgende Vorteile:

• Rechtliche Compliance mit minimalem Aufwand
• Automatische Gastdatenübermittlung an die korrekte Behörde
• Digitales Gästebuch, das Sie jederzeit zur Kontrolle herunterladen können
• Automatische Erinnerungen und Gastkommunikation
• Kostenlos für Holidu-Gastgeber
• Sichere, datenschutzkonforme Verarbeitung sensibler Gastdaten

Wie richten Sie es ein?

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Wir unterstützen derzeit Spanien, Portugal und Deutschland und arbeiten daran, in Kürze Italien hinzuzufügen.

Region	Behörde	Richtlinien
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Verbindung zu Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Verbindung zu Ertzaintza
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA
Deutschland	AVS	Verbindung Ihrer Unterkunft zu AVS
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in Funktion in Italien | Statistische Meldung in Italien

Sobald Sie Ihre Zugangsdaten haben, folgen Sie diesem Artikel zur Einrichtung Ihrer Online-Check-in-Funktion.

Was tun, wenn Ihre Verbindung unterbrochen wird?

Wenn die Verbindung zu Ihrer Behörde unterbrochen wird, überprüfen Sie zunächst, ob Ihre Anmeldedaten korrekt sind. Abgelaufene Passwörter können zu fehlgeschlagenen Datenübermittlungen führen. Aktualisieren Sie Ihre Anmeldedaten manuell im Abschnitt „Konto" in Ihrem Holidu-Profil. Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Holidu-Support.

Wie verbinden Sie Holidu mit Ihrem Chekin.io-Konto?

Die Online-Check-in-Funktion von Holidu bietet eine direkte Integration mit den unterstützten Behörden. Wenn Sie Chekin.io nutzen möchten, können Sie dies als Alternative verwenden, aber bitte beachten Sie, dass dies außerhalb der integrierten Holidu-Funktion erfolgt. Für Fragen zu Chekin.io-Integrationen kontaktieren Sie bitte unseren Support.

Fehlerbehebung: Falsche Anmeldedaten für Ricestat

Wenn Sie ungültige Anmeldedaten für Ricestat erhalten, überprüfen Sie bitte Folgendes:

• Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Anmeldedaten verwenden, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben
• Überprüfen Sie, ob Ihr Passwort abgelaufen ist und aktualisieren Sie es bei Bedarf
• Vergewissern Sie sich, dass Sie die Unterkunft korrekt bei der Behörde registriert haben
• Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Holidu-Support

Wie funktioniert es für die Gäste?

Nach der Einrichtung können Sie folgendes erwarten:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular
2. Der Gast trägt Details für alle Reisenden ein, einschließlich Dokumentscanning (Pass oder Ausweis). Dies muss für jeden Reisenden wiederholt werden
3. Die Daten werden dann sicher eingereicht und im System gespeichert
4. Falls ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen versendet. Wenn der Gast immer noch nicht reagiert, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen

⏰ Um 23:00 Uhr am Ankunftstag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

Wie lade ich mein Gästebuch herunter?

Folgen Sie diesen Schritten, um Ihr Gästebuch herunterzuladen:

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion
2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, auf „Details"

Häufig gestellte Fragen

Warum bietet Holidu diese Funktion an?

Das lokale Recht verpflichtet Gastgeber, alle Gäste bei den lokalen Behörden zu registrieren. Dieses Tool automatisiert den Prozess, unterstützt die Einhaltung von Gesetzen und spart Ihnen Zeit.

Mit welchen Behörden kann ich mich verbinden?

Das hängt von Ihrer Region ab – verbinden Sie sich mit der spezifischen Behörde für Ihr Land und Ihre Region.

Ist die Registrierung bei den Behörden obligatorisch?

Ja.

Kann ich diese Funktion für alle Arten von Buchungen nutzen?

Nur Buchungen, die über von Holidu unterstützte Kanäle erstellt wurden, sind berechtigt. Manuelle Buchungen und iCal-basierte Importe werden nicht unterstützt.

Kann ich Gastdaten von früheren Buchungen senden?

Nein. Das Online-Formular wird nur für zukünftige Buchungen ausgelöst. Buchungen, die vor der Aktivierung der Polizeiverbindung vorgenommen wurden, sind nicht enthalten. Sie müssen diese manuell im Portal Ihrer Behörde registrieren.

Welche Gastdaten werden erfasst und versendet?

Persönliche Daten (Name, Geburtsdatum, Nationalität, Ausweistyp/Nummer usw.). Für den Gastgeber sind nur die minimal erforderlichen Daten sichtbar (Name, Alter). Vollständige Daten werden sicher an die Behörden übermittelt.

Habe ich Zugriff auf die Gastdaten?

Wir zeigen nur die Namen und das Alter der Gäste, was die erforderliche Information für das Gästebuch ist. Wir zeigen keine zusätzlichen Informationen wie Ausweißnummern.

Was passiert, wenn Gäste ihre Informationen bereitstellen und dann die Buchung stornieren?

Wenn der Gast seine Buchung storniert, werden die Daten nicht an die Behörden versendet.

Erhalte ich eine Benachrichtigung, wenn Gäste ihre Daten bereitstellen?

Wir senden keine Benachrichtigungen. Sie können jedoch für jede Buchung sehen, ob Gäste ihre Daten bereitgestellt haben.

Müssen Kinder registriert werden?

Ja, alle Gäste müssen registriert werden, unabhängig vom Alter. Für spanische Minderjährige unter 14 Jahren sind Ausweis und Unterschrift nicht erforderlich, aber die Beziehung des verantwortlichen Erwachsenen muss vermerkt werden.

Was passiert, wenn Gäste das Formular nicht ausfüllen?

Sie erhalten 5 Tage vor der Ankunft eine automatische Erinnerung. Wenn es immer noch unvollständig ist, können Sie entweder:

• Das Formular in Gegenwart des Gastes manuell ausfüllen
• Den Link erneut versendet

Die Daten müssen vor 23:00 Uhr am Check-in-Tag eingereicht werden, um von der automatischen Verbindung zu profitieren.

Kann ich das Formular für meine Gäste ausfüllen?

Ja, direkt vom Buchungsdetail-Bildschirm. Sie können auch ihren Ausweis scannen oder Daten manuell während des Check-ins eingeben.

Kann ich Daten nach der Übermittlung ändern?

Nein. Sobald die Daten an die Behörde versendet wurden, können sie nicht bearbeitet werden. Wenn es einen Fehler gibt, kontaktieren Sie den Holidu-Support oder geben Sie die Daten manuell direkt im Portal Ihrer Behörde erneut ein.

Wann werden die Daten an die Behörde versendet?

Automatisch um 23:00 Uhr am Check-in-Tag. Gastgeber sind verantwortlich dafür, dass die Daten vor dieser Zeit vollständig sind.

Haben Mitarbeiter Zugriff auf diese Funktion?

Nein. Nur Hauptkonten (mit Berechtigungen als Editor) können Verbindungen konfigurieren. Mitarbeiter können das Formular in Buchungsdetails sehen, können es aber nicht aktivieren oder verwalten.

Was passiert, wenn sich meine Behördendaten ändern oder ablaufen?

Sie müssen diese in Holidu manuell aktualisieren. Abgelaufene Passwörter können zu einer fehlgeschlagenen Datenübermittlung führ