So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Online-Check-in-Funktion (Erweiterter Check-in) von Ihrem Holidu-Portal aus einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf dem lokalen behördlichen Fachwissen der regionalen Teams von Holidu, damit Sie die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten können, ohne jeden behördlichen Prozess selbst erlernen zu müssen.

1. Registrierung bei der zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde anmelden. Je nach Land und Region gibt es unterschiedliche Behörden, bei denen Sie sich registrieren müssen:

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	Verbindung zu SES.Hospedajes herstellen
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mit Mossos verbinden
Baskenland	Ertzaintza	Mit Ertzaintza verbinden
Portugal	SIBA	Verbindung zu SEF/SIBA herstellen
Deutschland	AVS	Ihre Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web	Online-Check-in-Funktion in Italien | Statistische Meldung in Italien

Dieser Schritt ist obligatorisch, bevor Sie fortfahren. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und in einigen Fällen einen Vermietungs- oder Unterkunftscode, den Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. Wie Sie Ihre Unterkunft mit der Behörde über die Online-Check-in-Funktion verbinden

1. Gehen Sie in Ihrer Holidu-App zum linken Seitenmenü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online-Check-in".
2. Sie sehen Ihre Liste der Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.
3. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte mit dem Verbindungsstatus für jede. Klicken Sie auf die spezifische Unterkunft, die Sie verbinden möchten.
4. Füllen Sie das Formular mit den Details des Landes aus, in dem sich die Unterkunft befindet.
5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden an Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Anmeldedaten in die Felder ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.
6. Klicken Sie auf „Validieren".
7. Klicken Sie nach erfolgreicher Aktivierung am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".
8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft nun mit der zuständigen Behörde verbunden.
9. Beachten Sie Folgendes, um Fehler zu vermeiden:
   • Verwenden Sie den richtigen steuerlichen Code des Gastgebers. Dies ist entweder Ihre ID-Nummer oder die NIE, wenn Sie kein Spanier sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige ID- oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen.
   • Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer lokalen Behörde erhalten haben – nicht Ihren Holidu-Login.
10. Sie können das Formular nun schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach Abschluss der Einrichtung funktioniert das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

3.1 Prozess für den Gast

Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, können Sie Folgendes erwarten:

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.
2. Der Gast füllt die Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscanning (Reisepass oder ID). Dies muss für alle mitreisenden Personen wiederholt werden.
3. Die Daten werden dann sicher eingereicht und gespeichert.
4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Wenn er sich weiterhin nicht an die Vorgaben hält, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Tag des Check-ins werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 Wie Sie den Status auf der Buchungsseite erkennen

Status	Bedeutung
Begonnen, aber Daten fehlen	Sie können sehen, ob Ihre Gäste den Prozess bereits gestartet haben. Solange es nicht für jede Person, die mit ihnen reist, abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.
Gastdaten vollständig, aber noch nicht übertragen (da das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)	Die Daten sind bereit und werden automatisch am Check-in-Tag übermittelt.
Gastdaten erfolgreich an die Behörde übertragen	Die Daten wurden erfolgreich an die zuständige Behörde übermittelt.
Fehler bei der Meldung der Daten	Bei der Datenübertragung ist ein Fehler aufgetreten. Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Behebung des Problems.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Was zu tun ist
⚠️ Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie Gäste oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetailansicht aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Ihre Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
❌ Fehler bei der Datenübertragung	Überprüfen Sie, dass die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Wenn Sie bereits überprüft haben und der Fehler weiterhin besteht, wenden Sie sich an den Support.

4. Wie Sie das Gästebuch herunterladen

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.
2. Neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch möchten, klicken Sie auf „Details".
3. Im oberen Bereich des sich öffnenden Fensters finden Sie die Buchung mit dem Namen des Hauptgastes. Klicken Sie darauf und dann auf „Alle herunterladen".

5. Wie Sie die Gastdaten manuell ausfüllen

1. Klicken Sie im Online-Check-in-Fenster auf die Registerkarte „Buchungen".
2. Sie sehen die Liste der Buchungen, identifiziert durch den Namen des Hauptgastes. Es gibt auch eine Spalte, die den Status der Daten und der Übertragung anzeigt.
3. Wenn Sie auf „Statusinformationen" klicken, wird die Bedeutung jedes Symbols basierend auf seiner Farbe angezeigt.
4. Klicken Sie auf den Namen des Gastes, um die Seite „Gastdetails" zu öffnen, wo Sie seine Informationen ausfüllen können.

6. Grundlegende Statusfarben verstehen

Status	Symbol/Beschriftung	Bedeutung	Empfohlene Aktion
Alle Gäste registriert	Blau • Abgeschlossen	Der Gast hat alle erforderlichen Informationen eingegeben; die Daten sind zur Übermittlung bereit (falls zutreffend).	Keine Aktion erforderlich; überprüfen Sie die Details, wenn lokale Regeln eine Überprüfung erfordern.
Gast-Check-in ausstehend	Grau • In Bearbeitung	Der Gast hat nicht alle erforderlichen Felder ausgefüllt.	Wenden Sie sich an den Gast, um die fehlenden Details auszufüllen.
Polizeimeldung erfolgreich	Blau • Eingereicht	Die Gastdaten wurden wie gefordert an die Behörden übermittelt.	Fahren Sie mit der standardmäßigen Vorkommunikation fort.
Polizeimeldung fehlgeschlagen	Rot • Fehlgeschlagen	Bei der Datenübertragung an die Behörden ist ein Fehler aufgetreten.	Überprüfen Sie die Gültigkeit der Daten; eskalieren Sie an den Support, wenn das Problem bestehen bleibt.